Étude de cas – Comment l’agence événementielle nesss a structuré sa croissance grâce à Asana
Contexte
nesss s’est imposée comme une agence événementielle audacieuse et humaine, orchestrant des expériences marquantes pour ses clients corporatifs à travers le Québec. Portée par la vision de sa fondatrice, Sophie Laflamme, l’agence a connu une croissance rapide en 20215. En moins de deux ans, le nombre de mandats a doublé, tout comme la taille de l’équipe et le nombre de partenaires externes impliqués sur chaque projet.
Mais cette croissance fulgurante a révélé certaines limites dans les méthodes de gestion. Chaque événement, bien que unique, reposait sur des processus similaires.
Pourtant, l’équipe repartait souvent de zéro, ce qui entraînait des pertes de temps, des oublis, et une surcharge mentale pour les gestionnaires. La coordination passait par des chaînes de courriels interminables, des documents dispersés sur plusieurs plateformes et des suivis manuels inefficaces.
C’est dans ce contexte que l’agence a décidé d’implanter Asana, un logiciel de gestion de projets collaboratif, dans le but de gagner en clarté, en efficacité et en sérénité.
Les objectifs de la transformation
L’intégration d’Asana ne visait pas simplement à adopter un nouvel outil, mais à repenser entièrement la façon dont les projets étaient structurés, suivis et livrés. L’agence souhaitait centraliser toute l’information au même endroit, faciliter la communication entre les membres de l’équipe et ses partenaires externes, standardiser certains processus récurrents et automatiser les suivis pour ne plus rien laisser au hasard.
Ce changement visait aussi à renforcer l’autonomie des équipes. Chaque membre devait savoir, en tout temps, ce qu’il avait à faire, pour quand, avec qui, et dans quel contexte. La vision globale des projets devait être claire, sans nécessiter une réunion par jour.
Le processus d’implantation
L’implantation d’Asana s’est faite en plusieurs étapes, étalées sur environ 3 mois, avec un accompagnement personnalisé.
La première phase a consisté à analyser en profondeur les types de projets gérés par l’agence : lancements de produits, congrès, événements internes, expériences immersives, etc. Chaque type d’événement a été décortiqué pour identifier les tâches clés, les dépendances, les responsables, et les échéanciers typiques. Cela a permis de bâtir des modèles de projets clairs, réutilisables à chaque mandat.
Ensuite, un travail de standardisation a été mené pour créer des canevas adaptés à chaque type d’événement. Ces canevas comprenaient non seulement les étapes opérationnelles, mais aussi les suivis clients, la logistique terrain, les validations créatives et la clôture du projet.
Une fois les modèles en place, l’équipe a été formée à l’outil. Plutôt que de simplement leur montrer les fonctionnalités techniques d’Asana, la formation a été orientée vers les bénéfices concrets dans leur quotidien : comment gagner du temps, comment éviter les oublis, comment collaborer plus facilement avec leurs collègues, comment mieux gérer leurs priorités. Un espace de questions-réponses a été instauré après chaque session, pour assurer une adoption naturelle et progressive.
Enfin, l’agence a choisi d’inclure certains fournisseurs clés (ex. : imprimeurs, techniciens, graphistes) dans des sections spécifiques des projets, leur donnant uniquement accès à ce qui les concerne. Cette décision a grandement facilité les suivis, réduisant les échanges de courriels de plus de 50 %.
Résultats observés après 6 mois
Six mois après le déploiement d’Asana, l’impact était déjà tangible.
D’abord, l’ensemble des projets actifs – plus d’une vingtaine en simultané – étaient désormais gérés dans Asana, avec des échéances claires, des responsabilités attribuées et une traçabilité des décisions. Les gestionnaires de projets rapportaient une réduction significative du stress, notamment à l’approche des livrables importants.
Le temps passé en réunion de coordination a été réduit de 40 %, puisqu’une bonne partie des suivis et des points d’alignement se faisaient désormais de manière asynchrone dans l’outil. Les équipes se concentraient davantage sur la création et la production, plutôt que sur la recherche d’informations ou la gestion de l’imprévu.
La directrice de production a noté que plus aucune tâche critique n’avait été oubliée, grâce aux rappels automatiques et aux champs de priorité intégrés dans les projets. De plus, les nouveaux employés ou pigistes pouvaient se joindre à un projet en cours et comprendre rapidement l’historique, les décisions prises, et ce qu’il leur restait à faire.
Enfin, l’agence a gagné en professionnalisme auprès de ses clients. Lors des rencontres de suivi, nesss pouvait présenter en quelques clics l’avancement du projet, les étapes restantes et les livrables validés. Cela a renforcé la relation de confiance et valorisé le sérieux de leur approche.
Voye le témoignages de Sophie Laflamme:
Note : l’agence NESSS a fermé ses porte en 2024 suite aux dégâts causés par la COVID.
